Versio: 2023-10-01. 7ac87c7d93a61dc030055ffbb0206590265f675c

1. Yleistä

Tämä tietosuojaseloste (”Tietosuojaseloste”) soveltuu Seravo Oy:n (”Yhtiö”) kaikkeen toimintaan. Yhtiön työnhakijoiden ja työntekijöiden osalta on kuitenkin laadittu oma tietosuojaselosteensa.

Tämä Tietosuojaseloste kertoo, miten Yhtiössä kerätään ja käsitellään henkilötietoja, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään, kenelle tietoja luovutetaan, kuinka pitkään niitä säilytetään ja mitkä ovat rekisteröityjen oikeudet henkilötietojen suhteen. Lisäksi tämä Tietosuojaseloste antaa tietoa niistä velvoitteista, joita Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä.

Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuojaasetus”) sekä muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä.

Henkilötiedot tarkoittavat tietoja, joista luonnollinen henkilö (”Rekisteröity”) voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa siten kuin tietosuoja-asetuksessa on määritelty. Myös yritystä edustavaan tai yrityksen puolesta toimivaan henkilöön, kuten toimitusjohtajaan, viittaavat tiedot ovat henkilötietoja. Yritystä koskevat tiedot, jotka eivät mitenkään viittaa luonnolliseen henkilöön, eivät ole henkilötietoja.

2. Rekisterinpitäjä

Seravo Oy
Kauppakatu 3 A 4
FI-33200 Tampere
Finland

Website: https://seravo.com
E-mail: dpo@seravo.com
Phone: +358 (0)44 777 0020

Business identifier: FI2392019-2

3. Henkilötietojen kerääminen

Yhtiö voi kerätä henkilötietoja usein eri tavoin. Rekisteröity voi antaa tietoja itse, kun hän on yhteydessä Yhtiöön tai tietoja voi kertyä, kun Rekisteröity käyttää Yhtiön palveluita tai asiakaspalvelukanavia. Tietoja voi kertyä myös Yhtiön verkkosivujen kautta siten, että Rekisteröity antaa tietonsa Yhtiön verkkosivuilla olevan tilauslomakkeen tai yhteydenottolomakkeen kautta. Yhtiö voi myös johtaa Rekisteröidystä tietoja Yhtiön hallussa olevien henkilötietojen pohjalta. Henkilötietoja voidaan lainsäädännön sallimissa tilanteissa saada myös ulkoisilta kolmansilta osapuolilta, kuten julkisista lähteistä (esim. kaupparekisteristä).

Voimme yhdistellä Rekisteröityä koskevia henkilötietoja, joita olemme saaneet julkisista lähteistä ja erilaisista asiointiyhteyksistä, esimerkiksi palveluiden tuottamisen tai markkinointiviestinnän yhteydessä.

Henkilön/Rekisteröidyn ei ole pakko antaa Yhtiölle henkilötietojaan, joita saatetaan pyytää Yhtiön palveluiden tilaamisen yhteydessä, mutta kieltäytymisellä voi olla eri seurauksia tilanteesta riippuen. Joissakin tällaisissa tilanteissa, joissa henkilötietoja ei anneta, Yhtiö ei esimerkiksi voi tarjota palvelua tai toimia Rekisteröidyn esittämän pyynnön mukaisesti.

Asiakaspalvelu- sekä myyntipuhelut saatetaan myös tallentaa joko Yhtiöön soittaessa tai Yhtiön edustajan soittaessa Rekisteröidylle.

Yhtiö voi käyttää markkinoinnissa ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät rekisteröityjen yhteystietoja markkinointiin. Näitä tietoja ei tallenneta pysyvästi Yhtiön rekistereihin.

Henkilötietoja voidaan myös kerätä yhteisöltä, jonka puolesta rekisteröity toimii.

4. Henkilötietoryhmät

Yhtiö kerää ja käsittelee erilaisia henkilötietoja tilanteesta riippuen. Henkilötietojen tyyppi ja laajuus rajoitetaan aina kyseisen käsittelytarkoituksen kannalta tarpeelliseen tietoon. Yhtiö kerää ja käsittelee esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia tässä Tietosuojaselosteessa selostettuja henkilötietojen käyttötarkoituksia ajatellen:

• perustiedot Rekisteröidystä, kuten nimi, ammattinimike ja suhde edustettuun yritykseen, yhteystiedot (sähköposti, osoite ja puhelinnumero), asiointikieli sekä poikkeuksellisesti myös henkilötunnus, mikäli sen kerääminen on tarpeellista asiakkaan yksilöintiä varten;
• asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, kuten palvelua ja tilausta koskevat tiedot, maksutiedot, laskutustiedot, markkinointiluvat ja -kiellot;
• asiakasyhteydenotot ja niihin liittyvä kirjeenvaihto sekä Rekisteröityjen oikeuksia koskevat kirjaukset;
• Yhtiön palvelun käytön yhteydessä syntyneet henkilötiedot tai verkkosivujen käytön yhteydessä kerätyt tiedot esim. tunnistamiseen liittyvät tiedot, palvelun käyttöä koskevat lokitiedot, evästeiden tai samankaltaisten teknologioiden avulla verkkosivulta kerätyt tiedot (laitetunnus ja -tyyppi, käyttöjärjestelmä ja sovellusasetukset); ja
• muut tapauskohtaisesti määräytyvät Yhtiön palveluun Rekisteröidyn toimittamat tiedot
• mahdolliset Rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellot (esim. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn antamaa suostumusta koskevat tiedot sekä suostumusten peruuttamista ja Rekisteröidyn antamia kieltoja koskevat tiedot)

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Yhtiö kerää, käsittelee ja käyttää vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia Yhtiön liiketoiminnan, tehokkaan asiakaspalvelun ja asiaankuuluvien kaupallisten toimintojen kannalta, mukaan lukien henkilötietojen käsittely niiden anonymisoimiseksi.

Yhtiö käsittelee henkilötietoja ainoastaan oikeutettuihin ja tarkoin määriteltyihin käyttötarkoituksiin, eikä Yhtiö käsittele tietoja näiden tarkoitusten kanssa yhteensopimattomalla tavalla. Henkilötietoja käsitellään esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

Palvelun tarjoaminen ja asiakassuhteiden hallinta

Yhtiö käsittelee henkilötietoja ensisijaisesti tarjotakseen ja toimittaakseen sekä ylläpitääkseen ja hoitaakseen asiakassuhdetta Rekisteröidyn tai Rekisteröidyn edustaman yrityksen ja Yhtiön välillä. Tässä tapauksessa henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn tai Rekisteröidyn edustaman yrityksen ja Yhtiön väliseen sopimukseen.

Henkilötietojen käsittely asiakassuhteen hoitoon ja suoramarkkinointiin perustuu Yhtiön oikeutettuun etuun.

Markkinointi

Yhtiö voi olla Rekisteröityyn yhteydessä kertoakseen palvelun uusista ominaisuuksista tai markkinoidakseen ja myydäkseen Rekisteröidylle muita palveluita. Yhtiö voi käsitellä Rekisteröidyn henkilötietoja myös markkinointitutkimuksia ja asiakaskyselyitä varten. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhtiön oikeutettuun etuun tarjota tietoa osana palvelua ja jotta Yhtiö voi markkinoida muita palveluitamme Rekisteröidyille. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointiin.

Lisäksi sähköinen/puhelimitse tapahtuva suoramarkkinointi ja Yhtiön uutiskirjeen tilaaminen sekä Yhtiön verkkosivujen kautta kerättyjen henkilötietojen tallentaminen suoramarkkinointia varten perustuu suostumukseen.

Palvelun kehittäminen, tietoturva ja sisäinen raportointi

Yhtiö käsittelee henkilötietoja myös huolehtiakseen palvelun ja verkkosivun tietoturvasta, palvelun ja verkkosivun laadun parantamiseksi sekä palvelun kehittämiseksi. Yhtiö voi myös koostaa henkilötietojen perusteella sisäisiä raportteja johdon käyttöön liiketoiminnan asianmukaista johtamista varten. Näissä tapauksissa henkilötietojen käsittely perustuu Yhtiön oikeutettuun etuun varmistaa palvelujen ja verkkosivujen asianmukainen tietoturva sekä saada riittävät ja asianmukaiset tiedot palvelun kehittämiseen ja liiketoiminnan johtamiseen.

Lakien noudattaminen

Yhtiö voi käsitellä henkilötietoja lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaakseen viranomaisten lakiin perustuvat tietopyynnöt.

Muut tarkoitukset, joihin Rekisteröity on suostunut

Yhtiö käsittelee henkilötietoja myös muihin tarkoituksiin, mikäli Rekisteröity on antanut suostumuksensa tällaiseen käsittelyyn.

6. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Jotkin Yhtiön käyttämistä palveluntarjoajista tai alihankkijoista toimivat Euroopan Unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, joten heidän käsitellessään Rekisteröidyn henkilötietoja tiedot on siirrettävä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Näissä tapauksissa Yhtiö huolehtii tarvittavista suojatoimenpiteistä sovellettavan lainsäädännön vaatimalla tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

7. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen käsittelytarkoituksen toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin liittyvät vastuut ja velvoitteet) tai ellei Yhtiö tarvitse tietoja oikeudellisen vaatimuksen laatimista tai sellaiseen puolustautumista varten taikka riitaisen asian selvittämiseksi.

Rekisteröidyn tai Rekisteröidyn edustaman yrityksen kanssa solmitun sopimussuhteen perusteella käsiteltyjä henkilötietoja säilytetään yleensä sopimussuhteen tai palveluiden tuottamiseen tarvittavan ajan sekä tarpeellisen ajan asiakassuhteen päättymisen jälkeen. Kun asiakassuhde tai palvelun tuottaminen päättyy, henkilötietoja säilytetään tarvittavin osin mm. vanhentumislainsäädäntö huomioiden mahdollisiin korvausvaatimuksiin tai kanteisiin vastaamiseksi. Voimme säilyttää tarvittavassa laajuudessa henkilötietoja myös noudattaaksemme antamaasi suoramarkkinointikieltoa.

Oikeutetun edun perusteella käsiteltyjä henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin niiden käsittelylle on olemassa perusteet.

Jos henkilötietoja käsitellään lakisääteisten velvoitteiden toteuttamiseksi, niitä säilytetään lain vaatimusten mukaisesti. Henkilötietojen säilytysvelvollisuudesta säädetään esimerkiksi kirjanpitoa koskevassa lainsäädännössä.

Suostumuksen perusteella käsiteltävien henkilötietojen säilytysaika määräytyy käsittelytarkoituksen mukaan.

Esimerkkejä säilytysajoista:

• laskutukseen liittyvät tiedot: 10 vuotta
• tilauksen yhteydessä toimitetut tiedot: 1 vuotta
• lokitiedostoihin kertyvät tiedot: 3 vuotta
• työhakemukset: 1 vuotta
• työntekijöiden tiedot: 10 vuotta
• asiakaspalvelun yhteydenotot: 10 vuotta

8. Henkilötietojen jakaminen ja luovuttaminen

Yhtiö voi siirtää henkilötietoja sisäisesti konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä.

Yhtiö voi tässä Tietosuojaselosteessa todetuin tavoin ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille. Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

Yhtiö ei luovuta henkilötietoja ns. kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin taikka markkinatutkimuksia tms. varten.

Henkilötietoja voidaan erityistapauksissa luovuttaa viranomaisille lainsäädännön velvoittamissa ja oikeuttamissa tilanteissa.

Yhtiö voi joutua hätätilanteissa tai muissa vastaavissa tilanteissa luovuttamaan Rekisteröidyn henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Vastaavasti henkilötietoja saatetaan joutua luovuttamaan, jos Yhtiö joutuu osallistumaan oikeudenkäyntiin tai muuhun vastaavaan riidanratkaisumenettelyyn.

Mikäli Yhtiö on osallisena liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, se voi joutua luovuttamaan Rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille. Rekisteröidyn tietosuoja turvataan myös ko. järjestelyissä, ja niistä ilmoitetaan rekisteröidyille asianmukaisesti tarvittaessa.

Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa tilanteissa, joissa Rekisteröity on antanut suostumuksen tietojen luovuttamiselle. Tällöin tiedot luovutetaan suostumuksen mukaisesti.

9. Rekisteröityjen oikeudet

Tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus sille, käsitelläänkö Rekisteröidyn henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisesti.

Oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot oikaistuksi ja joissakin tapauksissa täydentää puutteellisia henkilötietoja.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä Yhtiön tai kolmannen osapuolen oikeutetun edun perusteella, jos Rekisteröidyn henkilökohtainen erityinen tilanne syrjäyttää tällaisen oikeutetun edun. Yhtiö voi kuitenkin hylätä pyynnön, jos käsittely on välttämätöntä pakollisten ja laillisten oikeuksien toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä ja luovuttamista suoramarkkinointitarkoituksessa ja siihen liittyvää profilointia.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötiedot, jotka Rekisteröity on toimittanut Yhtiölle käsiteltäväksi suostumukseen tai sopimuksen toteuttamiseen perustuen. Tällaisessa tapauksessa luovutamme tiedot Rekisteröidylle tai valitsemallesi kolmannelle osapuolelle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa.

Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröity voi pyytää Yhtiötä poistamaan henkilötiedot, jos niiden käsittelyn jatkamiselle ei ole pätevää syytä, jos Rekisteröity kokee esimerkiksi henkilötietojensa käsittelyn tarpeettomaksi yllä kuvattuihin tarkoituksiin tai Rekisteröity haluaa peruuttaa antamansa suostumuksen.

Oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietyissä olosuhteissa Yhtiötä rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi henkilötietojen oikeellisuuden varmistamisen ajaksi.

Oikeus antaa ja peruuttaa suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn antamaan suostumukseen, Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus milloin hyvänsä.

Yhtiö saattaa joutua pyytämään Rekisteröidyltä tiettyjä tietoja vahvistaakseen Rekisteröidyn henkilöllisyyden ja varmistaakseen, että Rekisteröity on oikeutettu käyttämään näitä oikeuksia.

10. Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä edellä mainitun pyynnön osoitteeseen dpo@seravo.com. Pyyntöön tulee liittää riittävät yksilöintitiedot ja Yhtiöllä on tarvittaessa oikeus pyytää pyynnön esittäjältä lisätietoja asian käsittelyä varten. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mikäli Rekisteröidyn pyyntöön ei voitaisi suostua, tästä ilmoitetaan Rekisteröidylle. Jos Rekisteröity on sitä mieltä, että hänen henkilötietojensa käsittely ei ole asianmukaista, Rekisteröidyllä on mahdollisuus ottaa yhteyttä myös tietosuojavaltuutettuun.

11. Tietoturva

Yhtiö toteuttaa tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (esimerkiksi tekniset ja hallinnolliset toimet), jotta henkilötiedot olisivat mahdollisimman suojattuja häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä sekä luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Yhtiö rajaa esimerkiksi pääsyn henkilötietoihin vain sellaisille valtuutetuille työntekijöille, alihankkijoille ja palveluntarjoajille, jotka tarvitsevat näitä tietoja työssään. He ovat velvoitettuja käsittelemään henkilötietoja ainoastaan Yhtiön antaman ohjeistuksen mukaisesti ja salassapitovelvollisuuden alaisena.

Kuten edellä on todettu, Yhtiö voi tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä alihankkijoille tai palveluntarjoajille. Tällöin Yhtiö varmistaa sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään lainmukaisesti.

12. Muutokset tähän Tietosuojaselosteeseen

Yhtiö voi päivittää tätä Tietosuojaselostetta tarvittaessa, jos se on tarpeen henkilötietojen käsittelyssä muuttuneiden toimintatapojen kuvaamiseksi tai tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumisen vuoksi. Tämä ja muut yleiset sopimusehdot löytyvät osoitteesta https://seravo.com/fi/toimitusehdot .